Q. AIの手順をいくつか作って、社内で動いています。ただ、作った人が忙しくなってから、誰も面倒を見ていません。このままで大丈夫でしょうか？
AIの手順を「月1回見直す担当」を置くと、何が変わるのか
先に、答えを。
そのままだと、業務が変わった瞬間に手順が古くなり、誰も気づかないまま使われ続けます。 月1回、「この手順、まだ合っている？」と確かめる担当者を1人決めておくと、仕組みが古くならずに済みます。 AIに詳しい人でなくて構いません。
手順は、作った日から古くなり始める
AIの手順は、作った時点の業務に合わせて書かれています。 取引先が変わる、商品が増える、社内の言い回しが変わる。 業務が少し動くたびに、手順とのずれが生まれます。
厄介なのは、ずれても止まらないことです。 AIは、古い手順のまま、それらしい出力を出し続けます。 気づくのは、顧客から「先月から担当が変わったはずですが」と言われたときです。
見直し役は、詳しい人でなくていい
対策は、月1回、手順を見直す担当者を1人決めておくことです。 この人に必要なのは、AIの知識ではありません。 「この手順、まだ合っている？」と、使っている人に聞いて回ることです。
聞いて回ると、だいたい3種類の答えが返ってきます。 「合っている」「ここが変わった」「実はもう使っていない」。 2つ目は手順を直し、3つ目は手順を止めます。 それだけで、仕組みが生き続けます。
見直しの日に、やること
月1回の見直しは、長い会議にしなくて構いません。 やることは3つです。
- 動いている手順の一覧を見て、使われているものと使われていないものを分ける
- 使われているものについて、「この1か月で直した箇所」を担当者に聞く。直しが続いていれば、判断基準を一行足す
- 使われていないものは、理由を一言メモして止める
これを続けると、半年後には「どの手順が本当に効いているか」が一覧で分かるようになります。 次にAIへ任せる仕事を選ぶときの、いちばん確かな材料になります。
「作った人」から「会社」へ
手順を作った人が忙しくなると止まる、という状態は、仕組みがまだその人のものだということです。 見直し役を別に置くことで、仕組みが会社のものに変わります。 伴走の終盤では、この見直しの型を一緒に作り、終了後もご自身で回せる状態にしてお渡ししています。