Q. 顧客の情報や社外秘の資料があります。AIに入れて大丈夫なのでしょうか？
機密情報・個人情報は、AIにどう扱わせるのか
先に、答えを。
「入れてよい情報」「入れない情報」「人が確認する箇所」を、使い始める前に一枚にしておきます。 線引きが先にあれば、任せる範囲を安心して広げられます。 法律の判断が要る点は、専門家に確認する事項として最初から切り分けます。
「大丈夫か」ではなく「何を入れるか」を決める
この質問には、「大丈夫です」とも「危険です」とも答えられません。 使うサービスの設定、入れる情報の種類、会社の業種によって、答えが変わるからです。
その代わりに、使い始める前に必ず決めていることがあります。 「入れてよい情報」と「入れない情報」の線を、一枚の紙に書いておくことです。
たとえば、社内の手順書や過去の提案書の型は入れてよい。 顧客の氏名・連絡先・契約内容は入れない。 どうしても必要なら、名前を記号に置き換えてから入れる。 こうした線引きを先に決めておけば、担当者が毎回迷わずに済みます。
サービスの設定も、先に見ておく
AIのサービスには、入力した内容をそのサービスの学習に使うかどうかを選べる設定があるものがあります。 法人向けの契約では、学習に使わない設定が標準になっていることが多いです。 どの設定で使うかは、契約と設定画面を実際に見て確認します。 ここは「たぶん大丈夫」で進めないところです。
人が確認する箇所を、手順の中に書く
線引きに加えて、もうひとつ決めておくのが「人が最後に確認する箇所」です。 AIが作った返信の下書きは、担当者が読んでから送る。 AIがまとめた数字は、元の表と突き合わせてから会議に出す。 この確認の箇所を手順の中に明記しておくと、AIの間違いが外に出る前に止まります。
法律の判断は、切り分ける
個人情報の扱いや、著作権に関わる判断は、専門家の領域です。 ご相談の場では、「ここは弁護士や行政書士に確認する事項」として最初から切り分け、私はその手前の「何を入れて、どこで人が見るか」の整理を担当します。 法的判断を私が代わりにすることはありません。